Anti-Corruption Certification

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Pour évaluer le système de Whistleblowing, il faut non seulement analyser le système d’alerte, mais aussi le système de conformité anti-corruption dont il est partie intégrante.

Le Whistleblowing fait désormais parti des outils incontournables de la compliance.

 

Mais il ne s’agit pas seulement d’avoir un dispositif de Whistleblowing, mais d’avoir un système de remontée d’alertes qui fonctionne, c’est-à-dire qui fait effectivement remonter les alertes sur des suspicions de fraudes et/ou de corruption.

Quand un dispositif de Whistleblowing ne fait pas – ou très peu - remonter des alertes, le responsable de conformité est face à un paradoxe :

  • soit le programme de conformité est particulièrement efficace
  • soit – au contraire- c’est le dispositif de Whistleblowing qui n’est pas efficace


En d’autres termes, une procédure qui fait remonter peu d’alertes, est-ce rassurant ou… alarmant ?

Pour évaluer l’efficacité du système d’alerte, le responsable de la conformité doit se mettre à la place d’un lanceur d’alerte potentiel et ensuite imaginer les questions que ce dernier se poserait avant de tirer déclencher l’alerte.

Si les employés sont convaincus par les réponses aux six questions suivantes, il est légitime de penser que le système de Whistleblowing est efficace.



1. Suis-je témoin d’un véritable acte de corruption ?

Ceci est la première question fondamentale. Si l’employé n’est pas en mesure d’apprécier que l’usage d’un intermédiaire, l’invitation d’un client potentiel, le financement d’une opportunité de sponsoring, ou l’embauche d’un membre de la famille d’un client répond à une intention corruptrice, l’employé ne sera qu’un témoin aveugle, et n’aura aucune raison de signaler la situation.
C’est pour cela qu’il est essentiel que tous les employés soient formés en matière de prévention de corruption et que cette formation soit aussi complète que possible en décrivant la corruption sous toutes les formes sous laquelle ils pourraient la rencontrer. Il faut en particulier insister sur les notions d’avantages indus, et ce qui constitue une ’intention corruptrice… la formation devrait donner des exemples de situations où les actes de corruption sont possibles tant pour les opérations de ventes que d’achats.

2. Y a-t-il une utilité à ce que je déclenche l’alerte ?

Si un membre du personnel n’est pas certain que la conformité est une priorité pour l’entreprise ou que cette question n’est pas prise au sérieux par la direction, il ne fera pas l’effort de déclencher l’alerte. Quel est l’intérêt de signaler un problème d’intégrité si la direction de l’entreprise n’y prête pas attention ?

Une communication fréquente et visible de l’engagement d’intégrité des dirigeants est indispensable pour une l’efficacité d’un système d’alerte. Les cadres intermédiaires doivent aussi communiquer de façon claire sur leur politique de tolérance zéro en ce qui concerne les actes de corruption : cette responsabilisation des cadres intermédiaires est essentielle pour diffuser la communication sur l’importance de l’intégrité et permettre la mise en œuvre des actions de prévention de la corruption de l’entreprise.


3. Je soupçonne un acte de fraude ou de corruption, que dois-je faire ?

Si un membre du personnel doit se poser cette question, cela traduit une mauvaise communication sur le fonctionnement du système de Whistleblowing. Ce collaborateur va peut-être hésiter entre partager l’information avec un collègue ou avec un supérieur ou faire appel au système d’alerte. Ce qui est important c’est que l’existence et le fonctionnement du système d’alerte soit connu. A l’exception du moment de son lancement, la communication sur la procédure de de lancement ne devrait pas se faire indépendante des autres systèmes de prévention de corruption. Ceci afin d’éviter d’instaurer une culture du doute parmi les employés. On pourra donc évoquer le système de Whistleblowing lors des formations, au moment de la révision du code de conduite. L’objectif est de présenter le système d’alerte comme un outil parmi d’autres pour assurer l’intégrité de l’entreprise.
Il est essentiel que tous les employés soient formés sur le programme de prévention de corruption et que cette formation détaille tous les scenarios dans lesquels ils pourraient rencontrer des risques corruption.


4. Si je déclenche l’alerte, quelles en seront les conséquences pour moi ?

Cette préoccupation de la part du personnel est légitime. S’il a des doutes au regard des conséquences de cet acte, il est peu probable qu’il le fasse.

Non seulement est-il important de le rassurer, mais il est tout aussi important que les mesures appliquées le rassurent : la question liée à la gestion des informations confidentielles est primordiale. Un message de la part de la direction sur la page de l’intranet dédiée aux Whistleblowers ou des informations sur les garanties de confidentialités et de l’anonymat sont essentiels pour rassurer les collaborateurs. Ceci est tout aussi important que la façon dont est décrit le système d’alerte.


5. Je n’ai qu’un soupçon, et si ce soupçon s’avère être infondé, déclencher l’alerte ne nuira-t-il pas la personne en question ?

Souvent sous-estimée, cette inquiétude reste un frein courant pour les déclencheurs d’alerte. Ceci est compréhensible puisque la majorité des alertes cible un collègue ou un supérieur hiérarchique. Ce désir d’épargner de l’embarras à des collègues ou à ses supérieurs est aussi humain que compréhensible.

Il est fondamental que le système d’alerte ait deux piliers d’importance équivalentes : la protection du déclencheur d’alerte et la présomption d’innocence de la personne ciblée. Qu’importe le niveau de sophistication du système d’alerte, il ne peut fonctionner que si ces deux piliers sont expliqués d’une façon claire et générale.


6. Puis-je avoir confiance dans le système d’alerte ?

La confiance ne peut pas être imposée. Le l’engagement de la direction en faveur de l’intégrité, la protection des déclencheurs d’alerte, la présomption d’innocence… ne sont pas simplement des mots ! Ils ne seront convaincants que s’ils sont portés par des responsables conformité qui inspirent la confiance et le respect.

J’ai déjà fait référence dans ce blog au fait qu’une caractéristique fondamentale d’un responsable conformité est le charisme. Cet article me permet de souligner une deuxième qualité toute aussi importante : la rigueur. Tout écart entre ce qu’un responsable de la conformité dit et ses actions, ou entre ce que le système d’alerte promet et ce qu’il offre, entrainera une perte de confiance dans le programme de prévention de la corruption en général et tous les systèmes d’alerte en particulier.


Evaluer l’efficacité d’une procédure de Whistleblowing

Pour évaluer l’efficacité d’une procédure de déclenchement d’alerte, il est nécessaire non seulement d’analyser le système d’alerte lui-même, mais également le système de conformité dont il fait partie intégrante. 

Dans le cadre de son activité de certification, ETHIC Intelligence est toujours à la recherche des meilleures méthodes pour prévenir de la corruption. Une entreprise en particulier a attiré notre attention sur la conception et le suivi de son système d’alerte.

Depuis le lancement de son système d’alerte il y a quelques années, l’entreprise réalise des sondages annuels parmi son personnel avec des questions sur l’évaluation de leur programme anti-corruption en général et des questions plus précises sur les procédures du déclenchement d’alerte.

Les questions abordent des sujets tels que la sincérité de l’engagement de la direction en faveur de l’intégrité, leur compréhension des différents types de corruption, leur connaissance du système d’alerte, et leur confiance en ceux qui le gèrent.

Plusieurs années après le lancement de dispositif d’alerte système la majorité du personnel en connait l’existence et a confiance en celui-ci.
Cependant, cette procédure ne fait remonter que très peu d’alerte… Le responsable conformité a toutes les raisons de penser que le système d’alerte fonctionne… et que le système de prévention de corruption est efficace.

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